Comment mettre à jour mes disponibilités avec Sawday’s ?

Pour gérer vos disponibilités sur votre page Sawday’s vous aurez besoin de vous connecter à votre espace adhérent (avec vos identifiants actuels). Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur ce lien pour le réinitialiser.

Une fois connectés, vous verrez un nouveau bouton « Manage Rules » (Gérez vos règles de réservation) sur votre tableau de bord. Cliquez sur ce bouton pour commencer! 

Étape n°1: Règles standard

Pour mettre en place vos règles de réservation standard, cliquez sur « Set up normal rules » (Etablir les règles normales). Tout d’abord, dans la section « Duration » (Durée), vous devrez décider de combien de mois à l’avance les clients auront la possibilité de vous envoyer une demande de réservation. Sélectionnez 12, 18 ou 24 mois puis cliquez sur « Save & Continue » (Sauvegarder et Continuez). 

Vous pouvez désormais déterminer les jours d’arrivée et de départ. Cliquez sur tous les jours d’arrivée et de départ permis et modifiez les durées possibles de séjour selon le besoin. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Save & Continue » (Sauvegarder et Continuez). Pour poursuivre vers la section suivante, cliquez sur « Finish Normal Rules » (Terminer les règles normales). 

Vous devriez à présent pouvoir voir le détail de vos règles de réservation standard accompagnées du statut « Active » (Activé). Vous pouvez éditer vos règles de réservation standard en cliquant sur le crayon à droite de la colonne du statut. 

Étape n°2 : Règles saisonnières

Pour commencer, cliquez sur « Add Seasonal Rule » (Ajouter une règle saisonnière). Dans cette section, vous pouvez ajouter des règles saisonnières, c’est-à-dire des exceptions aux règles standard, pour des périodes spécifiques de l’année (noël, jours fériés, etc.). Si vous avez plusieurs chambres ou hébergements, la règle standard ainsi que toutes ces exceptions s’appliqueront à toutes/tous. 

Saisissez le nom de votre règle saisonnière et choisissez la période de temps pendant laquelle vous souhaitez que celle-ci s’applique en sélectionnant vos dates de début (« From date ») et de fin (« To date ») de période. Une fois ces dates sélectionnées, cliquez sur « Add Date » (Ajouter Date) pour les inclure à votre règle saisonnière. Notez que vous pouvez rajouter de multiples périodes à une même règle saisonnière, comme par exemple une même règle s’appliquant à tous les longs week-end autour des jours fériés. 

Une fois que vous avez rajouté toutes les périodes s’appliquant à votre règle saisonnière, cliquez sur « Save & Continue » (Sauvegarder et Continuez). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Finish Seasonal Rules » (Terminer les règles saisonnière) pour revenir vers la page des règles de réservation principales. 

Étape n°3: Hébergements

Une fois que vous avez rajouté vos règles de réservation, cliquez sur le bouton « Accommodation » (Hébergements) pour ajouter vos chambres ou hébergements. Vous pouvez gérer chaque chambre ou hébergement séparément en mettant en place une synchronisation et/ou en bloquant des dates manuellement, selon la façon dont vous travaillez. Pour commencer, cliquez sur le bouton « Manage calendar » (Gérer le calendrier) situé à côté de votre/vos chambre(s)/hébergement(s). 

Étape n°3a : Si vous mettez en place une synchronisation avec un autre calendrier/canal de réservation 

• Dans l’onglet « iCal Sync », faites défiler vers le bas jusque la section « Other channels to Sawday’s » (Autres plannings vers Sawday’s). 
• Sélectionnez le planning de disponibilités avec lequel vous travaillez dans le menu déroulant « Channel list » (si le vôtre n’y est pas, sélectionnez « Other »). Ajoutez votre lien iCal dans la case et cliquez sur « + Add » (Ajouter). Faites ceci pour chaque planning avec lequel vous souhaitez faire une synchronisation. 
• Une fois ces synchronisations mises en place, continuez d’utiliser vos autres plannings pour rajouter/modifier des réservations, et celles-ci seront automatiquement transférées sur Sawday’s. 
• Pour vérifier les réservations enregistrées sur votre calendrier Sawday’s, cliquez sur « Manage Calendar Manually » (Gestion Manuelle du Calendrier) et faites défiler vers le bas. 
• Si vous souhaitez rajouter des réservations sur le calendrier Sawday’s et que ces informations soient envoyées vers vos autres plannings, allez dans la section « Sawday’s to other channels » (Sawday’s vers d’autres plannings) de l’onglet « iCal sync », copiez le lien iCal donné et rajoutez-le dans l’espace d’administration de vos autres plannings. Vous rajouterez ensuite vos réservations Sawday’s dans l’onglet « Manage Calendar Manually » de votre espace adhérent Sawday’s. 

Étape n°3b : Si vous comptez mettre à jour votre calendrier manuellement

• Cliquez sur l’onglet “Manage Calendar Manually” et rajoutez toutes vos réservations actuelles et autres dates bloquées. 
• Rajoutez un nom/une raison devant chaque réservation ou date bloquée (nom du client par exemple) vous permettant de vous souvenir de la raison de telle date bloquée la prochaine fois que vous consultez votre calendrier. Cliquez sur la case « From Date » (A partir de) et rajoutez la date de début de séjour/fermeture, puis cliquez sur la case « To Date » (Jusqu’à) et rajoutez la date de fin de séjour/fermeture (qui sera une date possible de début de séjour pour d’autres clients). 
• Cliquez sur « Apply » (Appliquer) et les réservations/fermetures apparaitront alors dans la liste de « Unavailable Dates » (Dates bloquées) au-dessous. 
• Le champ « Name/Reason » n’est pas visible pour les clients, mais pour des raisons de sécurité, veuillez ne pas insérer de coordonnées bancaires ou toute autre information confidentielle. 

N’oubliez pas que, si vous choisissez la gestion manuelle de votre calendrier, il vous faudra mettre à jour notre plateforme à chaque fois que vous prenez une réservation ou qu’une chambre/un hébergement est fermé(e) pour toute autre raison. 

Étape n°4: Publiez votre calendrier

Une fois que vous avez mis en place la synchronisation avec iCal ou bien bloqué des dates manuellement pour toutes vos chambres ou hébergements, cliquez sur la croix « X » pour fermer la fenêtre, puis cliquez sur le bouton bleu « Publish » (Publier). Vos disponibilités seront alors mises en ligne sur Sawday’s et apparaitront dans les 15 minutes qui suivent pour les clients effectuant des recherches. 

Pour les vérifier, rendez-vous sur votre page Sawday’s sur le site internet, rajoutez un client dans la section « Make en Enquiry », cliquez sur « Check-in » et votre calendrier apparaitra. Si vous avez plusieurs chambres ou hébergements, leurs disponibilités seront aussi visibles séparément dans la section « Accommodation » vers le milieu de la page.